档案整理须知发布时间:2007/10/11 11:03:00 文章浏览:5818次 文章来源:admin
( 2007年重新整理)
一、归档的主要材料及有关说明(共10类)
1类:履历材料(材料按时间顺序排列)
88年以来的干部履历表,99年以来的干部履历表。
属于履历性质的各种登记表,如职工登记表,知青上山下乡登记表、入学登记表等各类登记表。
更改姓名材料(本人申请,单位意见,上级<派出所>批复)。
对个人填写的干部履历表,组织上不能直接修改,如有修改意见,须在履历表的备注栏中写明(如受处分情况等)。
2类:自传及属于自传性质的材料(材料按时间顺序排列)
自传材料。
3类:鉴定考察考核材料(材料按时间顺序排列)
各类考察、考核、鉴定、自我小结等材料。机关94年以后的考核表,事业95年以后的考核表必须有。
经济责任审计材料。
教师教育实习成绩评定表、军转干部培训鉴定表。
考生政治思想品德考查表属于纯思想品德考查的归3类(有政审意见或“政审合格”的归5类)。
出国鉴定表同9类要配套。
4类:学历学位学籍培训专业材料(材料按时间顺序排列)
各种学历登记表(进学校的登记表归1类)、授予学士学位的决定,党校学历还必须有学历证明。报考、选拔、选送、推荐、加分登记表,留学审批表,成绩表等。中专以上的材料须归入。必须有反映最高学历的材料。
党校培训的鉴定表,如成人高校学员登记表、公务员培训形成的材料、教师资格审批表等。党校的中青班、青干班、青知班、示范班材料。
国(境)外的学历学位应提供:国(境)外学校出具的学历、学位证书;教育部留学服务中心出具的认证书原件;学习成绩单原件或复印件。其中,学历、学位的非中文材料须到指定部门翻译成中文的材料,并盖翻译部门印章。
各种职称材料,如政工师、经济师、工程师等。(法院、检察院、学校的几级法官、检察官、校长等材料归9类)
通过市人事局统一考试的社区社会工作者材料。
5类:政审材料(除政历问题外,其他材料按时间顺序排列。政历问题材料按主次排列,一般为批复、结论、报告、主要证明材料、检举材料、本人交代、申诉材料)
关于档案中缺少有关材料的情况说明。
入党、入伍、提干等政审材料。(原则上不归综合材料,如无单项材料可放综合材料)
更改民族、国籍、工龄、年龄、党龄、团龄、军龄等材料。(除更改姓名材料归1类外,其他更改均归入5类)
干部爱人情况登记表、军队爱人情况登记表、干部家属情况登记表。
入伍批注。(入伍批准书归9类)
6类:加入党团的材料(排序一般为:入团志愿书、申请书、离团报告或登记表、入党志愿书、申请书、转正报告、85年登记表、90年评议表)
入团、入党志愿书、申请书、转正申请。85年党员登记表或90年民主评议表必须有。劝说留在党外人士的登记表。
保留党籍的材料。
加入民主党派的有关材料。
开除党籍的,用铅笔在其入党志愿书封面注明:“某年某月某日经某党委批准开除党籍”,并在其档案目录中入党志愿书栏的备注中注明:“开除党籍”。
7类:奖励材料(材料按时间顺序排列)
有关奖励材料的申报表、审批表要归档(原则上奖状不归)。
8类:干部违犯党纪政纪国法材料(材料按主次排列,一般为批复、决定、本人检查交代、申诉材料、解除处分;如申诉成功的,则新的结论放在最前面;党纪与政纪处分,谁先作出谁放前面,同一时间作出的,党纪放在政纪前面)
处分决定、上级批复、解除处分、本人意见(检查、交待、对处分决定的意见)、免予处分等材料。
9类:工资任免出国出境等材料(材料按时间顺序排列)
工资表、任免表等。9-1是工资变动登记表(公务员填写职务、级别工资;事业填写职务工资);9-2是职务变动登记表(填写职务变动情况)。93年后工资表必须齐全。97年后任免材料齐全,97年以前填《干部任免呈报表》,97年及以后为《干部任免审批表》。
委员(代表)登记表,注明何时哪次会议当选并加盖组织人事部门公章。包括党代会、人代会、政协会议和工青妇等群众团体代表会,以及民主党派代表会议。
公务员登记表或参照公务员登记表,包括过渡登记和正式登记。
兵役调查登记表,应征青年入伍登记表、批准书,晋升军衔,调整、套改技术级别,退伍、复员军人、军转干部审批表。
其它:因公出国审查表、优秀大学生推荐表(组织行为),农民征地工登记表,外地引进人员登记表,本人农转非,保留机关身份的,干部招考表,上海市专家特殊津贴表,劳动合同、劳动协议等材料。
10类:其他有价值的可供组织参考的材料(材料按时间顺序排列)
干部家属随军报告、随调证明,军人身份证号码登记表,部队结婚申请书。大中专报到通知单,安置通知单,边远艰苦地区工作证明,民事判决书,因公负伤、丧失劳动能力鉴定表,因病休学,家属农转非。
二、无须归档材料
1、组织从本人档案中摘抄的材料。
2、本人为找工作而填写的推荐表。
3、人事部门的工作卡片,谈话记录。
4、考试与竞赛卷。
5、未经支部大会通过的入党材料。入团、入党中形成的群众座谈、支部大会记录、积极分子、发展对象考察表等资料。
6、未经正式批准或评定的各类先进材料、技术职称评审材料。
7、各类本人保管的证书,如结婚证、学历证等。
8、暂缓征兵的兵役登记表。
9、无病史记载的常规性体检材料。
三、暂时不归入的档案材料
1、未转正的入党志愿书;
2、事业单位的聘用手册;
3、企业单位的劳动力登记表。
四、归档材料要求
1、归档材料必须是办理完毕的正式材料。
2、归档材料手续必须齐全:如工资表要经办人签名,年度考核表评定后注明考核结果,单位盖章,被考人签名。
3、纸张符合要求:宽19cm 长26.5cm,纸张左边至少空2cm。
4、原则上复印件不归档,特殊情况必须注明“与原件核对无误”,并盖有组织审核章。
5、归档材料中组织上给予修改的部分,须盖单位校正章。
6、应使用市委组织部指定的干部人事档案管理系统软件和干部档案专用夹。
五、档案整理要领
1、以99版干部履历表为整理、审核的重要依据,逐一对照每项内容。
2、分类:一看材料名称,二看材料用途与内容。
3、编号:材料基本上都按时间先后排序,详见代码册。材料以最后形成时间为准,但入团、入党的材料以支部大会通过的时间为准。修补的材料归档编号应按照当时的时间排序。
4、记页:封面,封底不记页,但封面有照片或手印的要记页。材料已经有页码的按页码计算(无须考虑以上情况)。材料中有加页的要记页。
5、部队中的备考表放目录后,不记页不编号。
6、自查方式:一看目录是否与材料名称、日期相符;二看履历表上填写的内容与档案中的材料是否对应(特别是学历、奖励、代表、入团、入党、党员登记表、任免表、职称等材料)。要根据《干部人事档案工作目标管理考核评分表》中的内容对每一本干部档案进行重点对照检查。
7、档案检查验收实行“单项否决”与全面评分相结合的方法,在抽查的档案中,对发现任何一卷档案有涂改造假、装错材料(张冠李戴)、缺少1997年以来副处级以上职务变动《干部任免审批表》等三种情况之一者,为干部人事档案审核工作不合格。